Hướng dẫn Sở Giáo dục và Đào tạo tạo hội nghị trực tuyến

1. Giới thiệu chung

- Hội nghị trực tuyến là tính năng giúp cho Sở tổ chức các cuộc họp trực tuyến trên K12Online để tổ chức các cuộc họp lớn với quy mô lên tới 3000 điểm tương tác trực tuyến đồng thời cùng với nhau. 

2. Các điểm cần lưu ý

- Đơn vị cần đăng ký dịch vụ và liên hệ Viettel tỉnh/tp để được kích hoạt và hướng dẫn trước khi sử dụng. 

- Tính năng hội nghị trực tuyến (webinar) chỉ hỗ trợ với cuộc họp tối thiểu hơn 300 điểm cầu và tối đa 3000 điểm cầu. 

- Các điểm cầu vào tham gia mặc định chỉ có quyền dự thính: chỉ xem và nghe âm thanh của điểm cầu của trung tâm, không có có quyền bật micro và video. 

- Có câu hỏi cần hỏi thì sử dụng tính năng Hỏi đáp (Q&A) trên hệ thống. 

- Nếu chủ trì cần cấp quyền bật micro và video thì chọn điểm cầu mới có quyền. Tối đa 100 điểm cầu có quyền diễn giả (panelist) này. Việc cấp quyền này có thể thay đổi luôn phiên, tùy vào chủ trì mong muốn. 

3. Hướng dẫn thực hiện

Bước 1: Đăng ký sử dụng

Lưu ý: Đăng ký lịch họp trước khi tạo để tránh trùng lịch với hệ thống. 

Bước 2: Tạo nhóm họp lớn

- Sau khi được kích hoạt dịch vụ, Admin Sở vào menu Hội nghị trực trực tuyến => Chọn menu Nhóm họp lớn

- Click vào ô Thêm mới => Nhập tên nhóm họp mới cần tạo => Nhấn Lưu lại để hoàn tất. 

- Vào nhóm vừa tạo => Click vào ô Thêm mới => Để chọn đối tượng và tài khoản cần thêm vào nhóm họp. 

- Nhấn Lưu lại để hoàn tất việc tạo nhóm họp.

Lưu ý: Đảm bảo tất cả các đơn vị tham gia cuộc họp đã được khởi tạo hệ thống và có tài khoản quản trị trên hệ thống K12Online trước khi tạo nhóm họp.

Bước 3: Tạo hội nghị trực tuyến

2.1. Tạo hội nghị trực tuyến

- Vào menu Hội nghị trực tuyến => Chọn tab Quản lý hội nghị

- Click vào ô Thêm mới => Nhập các thông tin cơ bản của hội nghị cần tạo như:

+ Tên hội nghị: Nhập tên hội nghị cần tạo; 

+ Người chủ trì: Tài khoản sẽ chủ trì cuộc họp (thường là admin Sở/Phòng); 

+ Loại phòng học: Phòng họp 1000 người/Phòng họp 3000 người. 

+ Nhóm họp lớn: Chọn nhóm thành viên tham gia hội nghị (vừa tạo ở Bước 1); 

+ Mô tả: Mô tả ngắn về hội nghị (nếu có); 

+ Ngày họp: ghi chính xác ngày diễn ra hội nghị; 

+ Thời gian bắt đầu: ghi chính xác thời gian bắt đầu diễn ra hội nghị; 

+ Thời lượng: nhập thời lượng của hội nghị cần tạo; Tối đa 5 tiếng/cuộc họp. 

- Sau khi tạo xong nhấn Lưu lại.

2.2. Gửi thông báo cuộc họp tới các điểm cầu tham gia

- Vào menu Hội nghị trực tuyến => Chọn tab Quản lý hội nghị

- Sau khi cuộc họp được tạo xong, click vào nút Gửi thông báo để thông báo cho các đơn vị tham gia trên hệ thống biết.